Comunicación interna entre departamentos

         La comunicación interna es importante en una organización, eso lo sabes, tiene un peso específico en la fluidez y veracidad de la información, tanto de una forma jerárquica como transversal. Hay muchos problemas cuando lo que se dice no se hace a tiempo, ni se comunica con claridad. Aún más difícil en el caso de que sea entre departamentos de una misma empresa. ¿Porque es tan complicado este tipo de comunicación? en mi opinión; porque todo depende de la cultura comunicativa de la empresa, donde se tiene que transmitir una dirección única y equilibrio entre las partes que participan, si esto no es así o se encuentran dificultades, lo más probable es que los departamentos actúan como reinos independientes, cada uno se cubre la espalda y no deja que los demás les afecten, debilitando la fortaleza comunicativa de la empresa. Por esto la comunicación interdepartamental es tan significativa, su gestión ocupa un lugar determinado en el organigrama.

         Cada departamento ocupa un lugar específico, como si fuera un eslabón de una cadena, con sus “vecinos”, tanto por delante como por detrás. Por ello, la comunicación es tan esencial, para llevarte bien con esos vecinos y que el movimiento de la cadena sea en conjunto y en una misma dirección. Si los departamentos o secciones no están alineados se cometen una serie de errores que puede causar problemas en la comunidad, estos fallos se hacen por querer demostrar quien tiene más poder o posee la razón y lo que consigue con ello es complicar las relaciones interdepartamentales.

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          Es muy habitual que cuando ocurre un error o fallo en una cadena por una falta de comunicación se echen la culpa unos a otros y nadie asuma la responsabilidad,  solo quieres quitarte el “marrón” de encima, que no te echen las culpas y estás dispuesto a decir lo que sea para que no te afecte. Llegar a un acuerdo para resolver el problema es importante. Si en las relaciones sociales ya es complicado asumir un error, del carácter que sea, imagina en un departamento donde sois varios los que estáis. En vez de tener actitud es mejor pararse a analizar porque ha venido ese error y que lo ha causado, los líderes o gerentes operativos que establezcan una reunión (que sea productiva) para diseñar unos programas de actuación y que se debe hacer en estos casos.

       Otra error que demuestra la falta de comunicación es la ejecución de plazos o fechas, independiente de lo que se esté hablando. Si uno se retrasa en pasar la información, el de después también lo hará, así hasta llegar a su destinatario y a lo mejor es tarde. Destacar también en el envió de correos electrónicos (que más tarde comentaré) la cantidad de confusiones que surgen, por no poner la información detallada, directa y que se entienda, si lo haces para adelantar, lo único que consigues es retrasar.

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HERRAMIENTAS PARA UN BUENA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN.

Por otro lado quería enumerar una serie de herramientas disponibles para que la comunicación sea más clara e inmediata entre departamentos:

  • Los e-mail o correos electrónicos, son una herramienta que aporta muchas ventajas, pero cuidado porque también puede surgir, como lo llamo, el “virus de los correos” y consiste en enviar un e-mail por cualquier cosa o motivo, saturando la bandeja de entrada, que usando el teléfono puede solucionarse más rápido. Por eso si usamos esta herramienta que sea de una manera que nos permita optimizar nuestro tiempo y que el destinatario no le suponga mucho trabajo.
  • Servicio de notas; este tipo de comunicaciones se usa para actualizaciones diarias de información, de manera de recordatorio, como un calendario interno de la empresa.
  • Conversaciones interactivas, permiten mayor inmediatez en la trasmisión de información y sobre todo claridad, pero depende también de la cantidad de conversaciones que lleves en un mismo momento, puede provocar una saturación o confusión cuando quieras exponer el contenido.
  • Intranet es una herramienta o mejor dicho plataforma donde las empresas pueden interactuar a distintos niveles con los trabajadores de la organización.

HAS VISTO LA CANTIDAD DE OPCIONES QUE HAY….

Después ver la cantidad de posibilidades para poder pasar información se hace difícil que la comunicación entre departamentos no sea buena, no es por falta de canales o herramientas, es un error de concepción, de planteamiento a nivel organizacional, de mentalidad comunicativa, no tener un plan o guía de cómo conseguir este tipo de comunicación. Porque al final la fuerza de la comunicación interna entre departamentos es la fortaleza que transmite la empresa hacia su entorno, proveedores, socios, accionistas, consumidores e integrantes de la organización.

¿Qué opinión tienes sobre este tipo de comunicación? ¿Qué relación tienes con tus “vecinos”? ¿Qué tipo de gestión comunicativa tienes? ME LO CUENTAS, un saludo

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