Secciones y departamentos; sin fronteras y mas trato entre personas.

      A mi modo de ver la estructura de una organización está dividida por departamentos, que a su vez están divididos en secciones y dentro de ellas se sitúan los equipos de trabajo, hasta aquí todo claro. Se puede hacer otro tipo de categorías con más escalones, considero que se complica explicar lo que quiero. Pero que pasa ¿cuando esos límites entre estas divisiones se pierden o se confunden? o ¿la actitud influye en los equipos y en la jerarquía?.
    Los límites entre secciones o departamentos no deberían existir o al menos desde mi punto de vista, se implantan a nivel de reparto de tareas, ya que cada una se encarga de un trabajo específico, pero todos reman en una misma dirección y con un mismo fin, por ello compenetrarse entre todos los eslabones de la cadena para ganar en productividad y eficiencia es el objetivo. Estas fronteras siempre se pueden sobrepasar para apoyar o ayudar a los compañeros, “hoy por ti, mañana por mí”, echar una mano o facilitar el trabajo rutinario son factores que implican un buen clima laboral. Si por el contrario somos muy estáticos en nuestro departamento o sección cuando tengamos un apuro no contaremos con nadie que nos ayude. La flexibilidad en el puesto proporciona una estabilidad en el desarrollo del trabajo. Debes tener en cuenta que en los momentos de estrés y máxima presión se pierde la perspectiva y surge la confusión entre las competencias que debe desarrollar cada división o departamento.
 
      Hay una característica que es habitual que comente, la actitud, importante en muchos aspectos del trabajo y no menos en este. Con una buena actitud todo funciona de otra manera, colaborando entre las partes se consigue varias cosas; un buen ambiente laboral ante todo, un avance en la eficacia de los procesos de trabajo y un aumento del rendimiento.
       Para los trabajadores supone una comodidad trabajar bajo una relativa tranquilidad, pero los responsables de cada parte implicada han de contribuir al equilibrio. Si se mantienen estáticos en su jerarquía no encontrarán disposición a mejorar, pero intercambiando proyectos e ideas de mejora con los demás responsables se llega a un consenso. Esto significa que aunque cada uno tenga su parcela de mando y responsabilidad puede cooperar en otra zonas, integrando el diálogo y trabajo en equipo se consiguen objetivos por un camino mas fácil.
     Un reparto equitativo en las tareas de cada sección sería lo justo, pero sinceramente eso no pasa, siempre hay algún compañero que está dispuesto hacer lo menos posible o involucrarse lo mínimo en el trabajo y evitando compromisos. En este momento es donde los encargados tienen que inculcar que las responsabilidades se reparten entre toda la sección y mas extensamente al departamento, por tanto esa mínima implicación perjudica el progreso en las áreas.
    Por ir finalizando, aunque estemos en departamentos diferentes o nos separen secciones, la actitud colaborativa tiene que estar presente, que la dirección de la empresa sea la correcta implica que sus empleados adopten el sentido común  somo personas muy diferentes pero con un mismo fin, el bienestar laboral y familiar, por tanto trabajemos por conseguirlo.
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Características de la información que le das a tus empleados para el desarrollo de su trabajo.

    ¿Cómo transmites el trabajo que hay que realizar a tus empleados? ¿de que manera comunicas las tareas a tu plantilla? si alguien tiene dudas sobre lo que tiene hacer ¿como se pone en contacto con el líder o jefe?. Estas preguntas que se plantean sobre las maneras de comunicar la información a nuestros trabajadores, se deben responder sin dudas, en una misma línea comunicativa, con seriedad y rigor. De manera directa y por los canales adecuados. Algunas de las características que debe tener esta comunicación y formas de transmitirla son las siguientes:
  • Veracidad: la información que le das a tus compañeros siempre debe ser la real, nada de supuestos o “puede pasar”, “me han comentado”, debes decir lo que te ha llegado a ti, sin malinterpretar y con la mayor objetividad posible. La confusión y los comentarios negativos tardan poco en saltar sino se mantiene una comunicación seria. En este punto, si eres jefe de equipo o líder de grupo, si no te fías de la información que te han dado a ti, no la transmitas tal cual, porque estás engañando a tu personal y más tarde se enteran de la verdad. Por ello, intenta hablar con las fuentes de donde sale esos comunicados u órdenes e intenta aclarar los temas para dejarlo claro a tu gente.
  • Fluidez: en las reuniones de primera hora se realiza una puesta en común de asuntos rutinarios y valoraciones, a ella normalmente asisten jefes de departamento o directivos, siempre y cuando las reuniones sean productivas considero que esos temas que se tratan deben trasladarse a los empleados de la organización lo antes posible, que no pasen días sin que la plantilla sepa esta información. Está claro que habrá temas de vital importancia donde la plantilla no tiene porqué estar al tanto, pero la información debe ser fluida, que no se sufre atascos porque podría aparecer el desconcierto.
     Dejo para mas adelante un articulo que me acaba de surgir a raíz de este punto, ¿que filtros utiliza una organización para saber qué información traslada a los trabajadores y cuál no?.
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     Para mi estas dos características de la comunicación entre líder y su equipo son importantes, no obstante, hay muchas otros factores que participan que influyen en las interacciones entre empleados, pero he querido resaltar estas dos.
      La información debe ir de una manera transversal, de arriba a abajo en la jerarquía y entre departamentos, pero de abajo arriba también, si un empleado tiene dudas o ideas que se tienen que tener en cuenta la fluidez y veracidad son importantes para que se estudie esa información. Porque no es la primera vez que pasa que un compañero tiene una idea de mejora de cualquier tipo y la traslada a sus superiores, éstos no hacen caso y después vienen las consecuencias.
     Transmitir la información lo más objetivamente posible hace que la comprensión sea total, no se generan dudas y a través de canales adecuados. Opino que diciendo las cosas a la cara se gana feedback. Cuando estas reunido con tu gente y trasladas algún tipo de información, fijándote en sus reacciones puedes comprender su implicación, preocupación, interés, etc, por el asunto que se esta tratando. A esto se le llama comunicación kinésica, que básicamente son gestos expresivos de nuestra cara, movimientos corporales ante algo o alguien.
    En resumen, si tienes claro el tipo de información que tienes que transmitir las maneras de hacerlo que sean lo más acorde con tu personalidad, todo lo objetivamente posible, lo más real que puedas, sin rodeos, aclarar las dudas y participa en el intercambio de opiniones.
 

Etapa difícil: como lo dices a tus empleados.

     A lo largo del año, las ventas, productividad, beneficio son factores que influyen en la dirección de una empresa y con mas motivo si tu producto es estacional, va pasando por altibajos durante meses: en unos tienes picos muy altos, otros apenas se mueve el mercado y en la mayoría de ellos mantienes un equilibrio.
     Por tanto, si analizas puedes sacar una idea clave; de que tu mayor volumen de venta esta centrado en una franja del año muy especifica, donde tus ventas dependen de variables externas: comportamiento del consumidor, tiempo, poder económico, etc. No hay seguridad cuando analizas a las otras empresas de tu sector e incluso a tu competencia, te queda claro que todos están en situaciones parecidas. Es el momento donde empiezan aparecer noticias en los medios de comunicación avisando de la dificultad de la campaña, de la poca venta de esos productos, paros de producciones y envío de gente al paro.
     Es una escalera donde la información va adquiriendo mas importancia a medida que pasa el tiempo, en un principio no te afecta, pero cuando las noticias que se publican guardan relación entre ellas, aparecen declaraciones de empresarios, los economistas aportan su opinión y los presidentes de organismos salen a tranquilizar, es cuando los rumores dentro de la empresa florecen; aquí y aquí explico los dos tipos de rumores a los que se enfrenta una empresa.
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              Destacar que los trabajadores de las organizaciones donde éstos tienen mucha antigüedad pueden hasta acertar el desarrollo de la campaña sin ser expertos, solamente con la experiencia de los años son capaces de determinar en que momento esta la empresa y por supuesto el sector, pero existe un fallo importante, estas personas que se sienten “gurus” gracias a sus tantos años en la empresa no se fijan en que el sector esta igual, que la competencia esta de la misma manera o peor, solo apuntan un horizonte negro y sin salida. Cuando los “bulos” van cogiendo fuerza es cuando los directivos deben actuar e incluso para que no crezcan, pero una vez detectado el problema se plantea una pregunta muy complicada como jefe operativo o coordinador de sección; ¿como transmito a mis empleados esta complicada situación?.
           Lo que opino es que para esto no hay un manual y tiene que ver mucho con la personalidad de cada uno. Pero está claro es que la información que se transmite debe ser clara y nada confusa, no dar pie a malas interpretaciones y por supuesto a sembrar el caos e inseguridad en la plantilla. No quieras engañar a tus trabajadores presentado un entorno bonito, debes plasmar la realidad, la dificultad por la que se está pasando, pero eso si, sin agravar, sin dramatizar y apelar a la responsabilidad de cada uno en su puesto para dar lo mejor de cada uno y mantener la unidad. Es cierto que la situación del mercado no depende del empleado, pero si que influye en el clima laboral, por tanto, dejar trabajar a los que se encargan de ello y no descentrar de sus tareas, los trabajadores a seguir con una actitud de implicación y entendimiento hacia la dirección y sus departamentos.
          Como líder en una sección conocerás bien a tus empleados, una razón de peso para saber como comunicar el estado de la empresa. Si detectas de donde vienen las mayores dudas, hablas con el empleado para tranquilizarlo o explicarle con mas detalles lo que está ocurriendo. Si tu tienes seguridad y fe en lo que se está haciendo tus trabajadores serán el altavoz de cara a otros departamentos. Esta actitud es la que debes de fomentar y el trabajador se sentirá respaldado, tendrá una mayor confianza en los superiores.
          Es complicado manejar un entorno donde todo no son buenas noticias, la idea principal es que se está trabajando todo lo posible por superar los obstáculos y las dificultades, no engañes al personal, explica la dureza de la situación y pide ayuda, que todos participen desde su puesto de trabajo a una mejora del ambiente laboral. Lo peor que se puede hacer es responsabilizar a elementos externos de las circunstancias, no hay que excusarse, ya sabemos que no es problema nuestro. Sumar no restar, se cuenta con una plantilla experimentada (en la mayoría de organizaciones) e implicada en su trabajo, aprovecha los atributos que te da tu personal.

Fin de Agosto y volvemos… nuevas ideas y temas que tratar.

            Después de dos semanas sin publicar y recopilando ideas para escribir, voy a retomar la actividad como antes, preparar un articulo por semana. Tras estos días, que ha pasado de todo, quiero resaltar lo mas grave, como son los atentados en Barcelona y Cambrils (17 Agosto), para llegar a realizar acciones como estas injustificadas, estas personas han sufrido un cambio radical, han dejado de ser humanos para convertirse en animales por un momento.
          Valoraciones aparte, hay un cambio producido por ésta tragedia y es la relación que tenemos entre nosotros, el comportamiento ha sido alterado. Se ha manifestado mucha solidaridad, al igual que condena y repulsa por estos actos. Ayuda entre todos en los momentos mas difíciles, muestras de ánimo y apoyo a las victimas como a sus familiares. Reconocimiento al trabajo de los cuerpos de seguridad. En resumen, unas actitudes y maneras de actuar que teníamos olvidados, porque nos hemos vuelto egoístas y salvo en situaciones muy complicadas no sabemos demostrar esa calidad humana que nos caracteriza.
         Esta aparente unión entre todos, cuando las cosas no van bien, ha sido aprovechada por algunos e ignorada por otros, porque en el fondo, todos nos movemos por intereses, pero utilizar este tipo de tragedias para un beneficio, sea el que sea, es lo mas bajo que se puede caer.
          Volviendo a lo que te comentaba al principio, tengo algunas ideas interesantes sobre artículos que voy a redactar; el próximo tratará sobre la delgada linea que existe entre la amistad y el trabajo, de no saber separarla puede provocar problemas, o por el contrario dejarla muy clara perderemos algún amigo o conocido.
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      Por otro lado, hay una serie de artículos que me centro mas en el desarrollo personal en el trabajo, como afectan situaciones que pasan en tu entorno y a la capacidad para realizar las tareas. La capacidad física y psicológica que tienes para superar y adaptarte a nuevas situaciones, manejar momentos concretos y ser resolutivo.
 
          No te entretengo mas para que acabes relajado los últimos días de agosto y te invito, con las fuerzas a tope, a que nos leamos una vez por semana, para compartir experiencias y aprender de la gente, porque siempre hay quien nos enseña cuando acaba el día,
                                                                      Saludos.

Personas simpáticas o antipáticas, secas o estiradas.

     ¿Te resulta familiar alguno de los adjetivos del titulo? ¿los has escuchado en una conversación?. Casi con seguridad al menos uno de ellos te lo han dicho alguna vez. Calificar o en este caso descalificar rompe el clima de trabajo, se vuelve confuso y enrarecido. Pero, suponiendo que vas al trabajo con buena actitud y con una predisposición a poder desarrollar tu trabajo correctamente, ¿has sido antipático, te has mostrado seco o cortante?. Te puedo asegurar a que si, admito que durante la jornada laboral es complicado tener la sonrisa en la boca, ya sea por la cantidad de trabajo, que requiere concentración, o por el trabajo repetitivo que haces. Esta actitud tan adversa también sale cuando el ritmo se vuelve agobiante y estresante. Otra pregunta que me hago ¿al trabajo vas a hacer amigos, agradar o simplemente a trabajar?. Hay una delgada linea entre compañeros de “curro” y amigos, por tanto esa linea se confunde entre amistad y trabajo, pero este tema lo dejo para un próximo articulo.
    El trato con mucha gente durante tu jornada laboral a veces es agotador, si ademas eres comercial, representante o estas delante al público en un negocio donde supuestamente tienes que estar con la sonrisa en la cara todo el día, es muy difícil conseguirlo, aunque aquellos que viven con pasión lo que hacen no les supone gran esfuerzo, cuando nadie les mira han tenido algún momento de rabia contenida.
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  La relación con varias personas a lo largo del día  con intereses diferentes y peticiones de todo tipo, hace que no tengas claridad de como atenderlos. Puede que pierdas la paciencia, pero siempre con respeto y educación. Tengo que decir que ellos no tienen la culpa de tus cabreo o rabietas. Es inevitable tener uno de esas situaciones en las que te vuelves un “borde” y todo se nubla a tu alrededor. Lo que puedes hacer es identificar cuando estas actuando de esa manera y minimizar las repercusiones, aunque las circunstancias no ayuden, ese momento malo pase lo mas rápido que puedas, paraaa¡¡¡ vuelve a coger aire, respira y ordena tus pensamientos.
   Si te pasa con  un cliente delante, pide un momento, sal a por un vaso de agua, levántate y si tienes que ausentarte unos minutos, ves donde quieras: al baño, a la terraza, que esperas una llamada, cualquier motivo que te haga desaparecer para pasar ese momento de “mala leche” que te ha venido.
    En mi caso el goteo de gente pidiendo lo mismo y contestándoles de la misma manera se convierte en automático,  unas veces con mas alegría, otras con menos, en alguna ocasión hago que nos los veo, falta de educación, podría ser, lo admito, prefiero irme que no decirlo con malas formas, no todo el mundo tenemos una gran paciencia. A veces no hace falta que diga algo, solo con que me vean la cara ya saben lo que pienso.
     Parece que están en una carrera de relevos, se ponen de acuerdo para pedirte lo mismo cada 5 minutos. Lo has explicado 6 veces y todavía siguen sin entenderlo, a todo esto te entorpecen en el desarrollo de tus tareas y provocan que te retrases.
    Todo esto se relaciona con el tipo de personalidad que tienes, o la que adoptas en tu trabajo. Si eres dialogante tienes mas capacidad para aguantar, si por el contrario te irritas con facilidad te costará mucho superar este tipo de situaciones. Los nervios no ayudan, así que tómalo con filosofía  intenta no caer muy a menudo en este tipo de circunstancias, si hay que pedir una disculpa, hazlo. Que no te desvíen de tu camino para realizar un buen trabajo.

¿Como te preparas para “enamorar” a un cliente potencial?

     Alguna vez te has preguntado lo que es el titulo de este post, ¿como te preparas para un cliente potencial?. Eres de los cada día tiene que pelear en su sector con mucha competencia, cada trabajo que haces requiere dar la máxima calidad posible. ¿Tu profesionalidad y reputación avalan tus proyectos?, seguro que si. Pero ¿como te organizas tu y la plantilla para “enamorar” a un posible cliente?, sabes que te va dar mucho trabajo y proyección, pero puedes perder credibilidad en el sector sino llegas al objetivo. Todo lo anterior (reputación, profesionalidad) se pone a cero, vuelves a ser un “becario”, tienes que volver a luchar por tus logros y los de tu empresa, inicias un nuevo camino con un reto mayor, en definitiva tienes que volver enamorar, cuando te enfrentas a una situación parecida.
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  Debes saber que hay ciertos puntos que debes mejorar, pilares fundamentales que muestran la imagen que van a tener de tu empresa. Tanto a nivel organizativo como estructural. La claves son las siguientes:
  • Implicación y confianza: por parte de la plantilla en todas las fases para llegar al producto final. Unos trabajadores implicados proporcionan un trabajo excelente y dice mucho de la cultura corporativa de la organización  Si además incluyes confianza en tu gente y en lo que hacen, la seguridad es total en cuanto a que ofreces un artículos de máxima calidad.
  • Orden y limpieza: en todos los aspectos, seas una empresa que ofrece servicios o tengas una actividad industrial. Así tengas tu casa, así te verán los que la visitan. Por ello, todo bien organizado y controlado. La nitidez en tu gestión se refleja en tu trabajo. Por supuesto las mejoras que deberías haber echo hace tiempo, tienes que hacerlas, para mostrar la eficiencia de tus instalaciones o servicios. Aprender de los errores y no dejar para  ultimo momento la solución de problemas.
  • Responsabilidad: en cada uno de tus actos, los procesos se realizan de una cierta manera para llegar a la excelencia. Eres responsable con el entorno, con la sociedad, con el medio ambiente, por supuesto con las personas. Responsable en lo que te comprometes y ofreces.
  • Seguridad en tus productos: indicar la calidad con la que tus productos se realizan, los métodos usados para un buen fin. La innovación constante en el desarrollo de nuevos productos. La investigación continua en mejorar los procedimientos.
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      Captar la atención de un cliente con potencial puede ser por detalles. Lo que habla de ti son tus productos, pero dice mucho de ti la idea que proyectas, en las maneras de gestión y organización de la empresa. Mas allá de los servicios de calidad, un cliente potencial confía en ti por lo que puedes aportarle, el valor añadido que le das a lo que ofreces, en definitiva, la capacidad y formas que tienes para “enamorar” con tu trabajo.

Te cambian de puesto de trabajo, sales de la zona de confort laboral, y ahora que?

     Cuando llevas tiempo en una empresa o por el contrario entraste hace poco, es inevitable hacerte con unas ideas de avanzar, expectativas de mejora en tu puesto. Pero cuando por circunstancias cambias de lugar, esa seguridad que tenias se vuelve en dudas, miedo y agobio. Empiezas a sentir una serie de sensaciones que no estas acostumbrado, te encuentras fuera de la zona de confort, de tu zona cómoda laboral, no te asustes, porque en el momento te adaptes podrás desarrollar tus tareas con facilidad. Pasas por un proceso, nada cómodo, duro y constante pero con un resultado.
    Es un tema que tiene mucho de que hablar, desde varios puntos de vista, me centraré en el cambio de puesto con tareas similares a las que hacías  pero si este cambio es de departamento, delegación es mas complejo y con mas detalles que tener en cuenta.
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    Lo peor que hay en los puestos de trabajo es que las rutinas dicten tu jornada, en las cadenas de montaje es inevitable que sea así  pero no en otros sitios donde están acostumbrados a improvisar o solucionar problemas sobre la marcha.
  Como te comente antes, el agobio y miedo estarán contigo durante los primeros días,  después la cabeza te ira a mil pensando en la mejor manera de desarrollar tus nuevas tareas, nuevas responsabilidades y te entraran dudas, eso es bueno, en mi opinión,  porque hace que te centres mas en cada tarea, que pongas el 100% de ti para superar los obstáculos. 
     Hay que tener en cuenta también la presión que asumes por querer hacerlo bien o al menos defenderte como tus compañeros, eso supone una carga de estrés mayor, lo que te puede llevar a fallar, pero es normal, de los fallos se aprende y se mejora, analizando como ha pasado y corregir para que no te vuelva a ocurrir. Se trata de coger unas nuevas rutinas e interiorizarlas (como apunto antes, en una cadena de producción). Primero estarás desubicado, descentrado y la situación te desborda, pasas de organizarte tú el trabajo a tener que estar con mucha vista para que no te pille, cambias de poner tu el ritmo a que te lo impongan, dependes de mas gente, por supuesto esto supone que te marean mas y encontraras mas dificultades para cumplir tu trabajo.
    Una vez acabado el tiempo de cambio en otro puesto o la rotación, los primeros días en el puesto que has tenido siempre te encuentras raro, te cuesta organizar mentalmente tus tareas, tienes pocas seguridad en la maquina que llevas, vas siempre detrás del trabajo, de un lado a otro, desorganizado y poco atento. Intenta que los nervios se calmen y poco a poco hazte con tus antiguos hábitos, trabaja con planificación y seguridad, ves adquiriendo las tareas que dejaste y seguro que no tardaras mucho en hacerlas con soltura.
     Como puedes leer, al final es una prueba para ti, los obstáculos te los pones tu, los problemas te los generas tu, porque si tu crees en ti, confías en tus capacidades, cualquier cambio no supone un problema, mas que el tiempo que tardes en adaptarte. Tener seguridad en ti mismo es una cualidad para conseguir llegar a la meta, mejorar cada día que sea una misión.